2013年08月12日

海外出張で気をつけたい17のポイントとは?!

海外出張で気をつけたい17のポイントとは?!
(2013年8月12日)品質管理研究所


仕事で、はじめて、海外へ訪問するとき、
空港への移動、飛行機の乗り継ぎ、ホテルでのやりとりなど、
仕事以外のことで不安に感じることがあるかもしれません。


海外出張・海外旅行の注意ポイント

今回は、仕事での海外出張で、事前にすこしだけ知っておいたほうがよいことをご紹介します。

これまで、工場監査の旅を通じて、さまざまな国を訪問しましたが、

ヒヤッとしたことが何度かありましたので、
ご自由にダウンロードできる海外出張での持ち物チェックリストとともに
下記の17のポイントがみなさまの海外出張や海外旅行の参考になれば幸いです。

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<海外出張で気をつけたい17のポイント>

@出発前に、パスポートとチケットとお金の3つ!忘れずに
A空港へは2時間前に余裕をもって到着を!
Bチケットの発券は余裕をもっておはやめに!
C大切な仕事の道具は、手荷物に!
D搭乗口の変更に備えて!
E現地の通貨への換金はどこで?
F国際線の乗り換えの落とし穴とは?
G小銭は少なめ、お土産いっぱい!
H飛行機が飛ばなくなったらどうする!?
Iホテルの部屋の乾燥には要注意!?
Jホテルのチェックインとチェックアウト
K気持ちの良い朝のスタートを!
Lホテルにかえってからの業務の報連相
M仕事の関係者と旅の日程の共有を!
N領収書は、会社名できちんと保管を!
Oタクシーは、正式なタクシー乗り場から!?
P移動に重宝するホテルの名刺とは?


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@出発前に、パスポートとチケットとお金の3つ!忘れずに海外へ出発するために必要なもの、それはパスポートとチケット!これさえあれば、海外に行くことができます。もちろんお金も必要です。不足のものがあれば、現地で調達することもできます!

海外へ出かける前日には、このパスポートとチケットとお金の3点を必ず準備しておきたいものですね。

海外出張・海外旅行の注意ポイント

もし、フライト当日、パスポートをわすれたときには、自宅にもどっている時間はありませんので、ご家族や友人に助けをもとめて、空港までもってきてもらいましょう!時間に間に合わない場合は、あまりあわてず、次の便に変更するなど、あせらず対応することが大切ですね。

海外へ出張する際に必要になるその他の荷物については、うっかりわすれやすいので、下記の海外出張への持ち物チェックリストを無料でダウンロードできるようにしていますので、うまくアレンジしてご活用いただければ幸いです。海外出張に限らず、海外旅行の際にも、このような持ち物チェックリストを活用して、事前の準備をしっかりしておくことが、楽しいたびにつながりますね。

■ 海外出張・海外旅行 持ち物チェックリスト

自分のたびにあった荷物チェックリストを作成して、活用するうえで参考になれば幸いです。
わすれものがないように、旅の目的にあわせて、自分なりの持ち物を追加してください!

海外出張 持ち物チェックリスト

■ 海外出張・海外旅行の持ち物チェックリストのダウンロードはこちらからどうぞ!

ひらめき 海外出張・海外旅行持ち物チェックリスト(PDF)

ひらめき 海外出張・海外旅行 持ち物チェックリスト(EXCEL)

印刷しておいて、かばんにいれておけば、毎回忘れ物の心配もいりませんね。


A空港へは2時間前に余裕をもって到着を!
海外出張で国際便にのる場合、時間に余裕を持って2時間前に到着しておくのが基本です。

電車で空港にいく場合、電車の事故などで、途中で移動が遅れる場合もあります。空港までの複数の交通機関での行き方を理解しておくとより安心です。いざとなれば、タクシーさんを呼べば大丈夫とおもっていれば、気が楽ですね。

朝の早いフライトの場合は、朝寝坊にも要注意です。お出かけの際には、いそいで、服にアイロンをかけて、電源をけしわすれたり、ガスや電気のつけっぱなし、戸締り忘れにも要注意ですね。

また、海外の大きな空港では、複数のターミナル(Terminal)があり、移動に大変時間がかかります。日本のような小さくまとまった空港の姿を想像していると、海外の大きな国際空港におどろかされるかもしれません。空港内は広く迷いやすいので、移動が数分ですまない場合があり、時間に余裕を持って移動することが大切ですね。

海外出張と時間管理

さらに、フライト時間は、飛び立つ時間のため、電車のように駆け込み乗車はゆるされません。特に、国際便の場合は、飛行機への搭乗時間は、フライトの時間より早いため、搭乗口へ早めに行って待っておくと安心です。搭乗口からさらに、専用のバスで移動して、滑走路にある飛行機の前までいって飛行機に搭乗することもあります。いったん搭乗口を確認してから、お土産を買いにいったり、コーヒーを飲みにいったりするのがおすすめですね。すこしだけ、はやめ、はやめの移動がゆとりのある旅となりますね。


Bチケットの発券は余裕をもっておはやめに!
チケットを発券してもらうために予約した飛行機の便をたよりに、空港の電子掲示板案内をみて、A、B、Cなどの特定の場所にある航空会社(ANA、JALなど)の受付カウンターを探します。航空会社は、英字で表記され、MUやFMなどの表記で省略されています。

場所がわからない場合は、大きな受付カウンターや空港の方に予約したEチケットなどを見てもらいながら、聞いてみるとよいでしょう。チェックインカウンターでは、世界中のさまざまな便にのられる多くのお客さんがたくさん並んでいます。長蛇の列で発券に時間がかかることもよくあるため、空港についたら、できるだけ早いタイミングでチェックインしておく、余裕も大切ですね。

C大切な仕事の道具は、手荷物に!
荷物を預ける際には、仕事で使用する大切な所持品は、手荷物につめこみましょう。荷物をあずけて、ロストバゲージというように、荷物が別の空港へ旅に行ってしまったりして、でてこない場合もありますので、仕事に必要なパソコンなどの大切なものは、自ら飛行機に携帯する手荷物にしておくのがおすすめです。

海外出張と手荷物

また、複数の国を旅している場合、預けた荷物に引き換えタグがつきますが、前の旅のタグがついていると行き先を間違える恐れがあるので、毎回きちんとタグをはずしておくことも大切ですね。

旅なれたビジネスマンは、全ての荷物を手荷物として、飛行機に持ち込む姿もよくみうけられます。より少ない荷物で旅の移動も気楽にできると、旅がより楽になりますので、おすすめです。


D搭乗口の変更に備えて!
発券後は、国際線の入り口での手荷物チェックと出入国審査(Immigration:イミグレーション)を通り、飛行機にのりこむ前の待ち合わせ場所「搭乗口」に行く必要があります。チケットには、乗り場の待ち合わせ番号が記載されています。この待ち合わせである「搭乗口」が、ときどき変更されることがあります。いったん待ち合わせ場所に到着したら、乗り場が変更されていないか、搭乗口付近に表示されている搭乗便が正しいかを念のためチェックしておきましょう。

変更がある場合には、同じ便にのる便のお客さんががやがやして、どこかへ歩いていく姿が見えるはずですので、まわりの雰囲気がかわるので注意しておきましょう。


E現地の通貨への換金はどこで?
最初は不安なので、少しの金額は、日本で換金しておくほうが安心です。タクシーでの移動やちょっとしたお買い物のために現地の通貨を少しだけ現金でもっておくと便利です。日本から移動の場合、国内の換金所で交換するよりも、現地到着地の換金所交換レートが良い場合が多く、現地で換金すると少しだけお得なことも多いものです。現地の国際空港の換金所や銀行、さらに高級なホテルでの両替などうまく活用していきましょう。

ヨーロッパではクレジットカードによる支払いが普及していますが、アジアなどでは、ホテルを含め、カードが使用できない場合や現地のカード会社のカードでしかホテルの費用支払いができない場合もありますので、現地の通貨として、現金をもっておくと、なにかと安心です。クレジットカードもひとつだけだと、カードが使えない場合もあるため、リスクを分散するためにもクレジットカードは2種類以上持っておくとより安心です。さらに銀行などでお金をおろせるキャッシング機能があれば、さらに便利ですね。


F国際線の乗り換えの落とし穴とは?
ヨーロッパへ行く場合の国際線などでは、途中で乗り継ぎのため他国の空港でいったん降りて、便を変更して乗り継いでいく場合もあるでしょう。乗り継ぎが発生する場合には、途中の乗り継ぎ国の時差があり、時計の時間修正をうっかりわすれていると、次の乗り継ぎ便に乗り遅れる可能性がありますので要注意です。

海外出張と時間管理

また、前の飛行機で乗ってきた便の到着時間の遅れによって、乗り継ぎの時間が短くなることもあり、乗り継ぎ便の時間の余裕もとっておくことや、遅れても対応しやすいように同一の航空会社さんで乗り継ぎ指定しておくこともおすすめです。

乗り換えの際の預ける荷物の受け取り場所も、搭乗の際にしっかり確認しておきましょう。


G小銭は少なめ、お土産いっぱい!
海外へ行く際には、現地の方へ日本のお土産にもっていくと喜ばれます。日本の硬貨を多くもっている場合は、空港のお土産屋さんで、うまく使っていくのもおすすめですね。海外を訪問した際には、さまざまな方が助けてくれます。移動のために空港までいつも迎えに来てくれる運転手さんなどにもちょっとしたお土産をわたすなど、心遣いを大切にしたいものです。


H飛行機が飛ばなくなったらどうする!?
さまざまな事情で飛行機が欠航となることがあります。次のフライトに変更してもらうこともひとつですが、他の選択肢がある場合は、飛行機ではなく陸路をせめてみるのもよいかもしれませんね。

以前、火山が噴火した影響でイギリスからフランスへのフライトがキャンセルになりました。どうしても次の日にフランスまで行かないと行けない仕事の用事があり、電車と新幹線に飛び乗り、世界の車窓の旅をした経験があります。あの手、この手で現地に行き着くことができれば、度胸がつくことまちがいなしです。


Iホテルの部屋の乾燥には要注意!?
海外のホテルは、日本の環境とは異なり、外の環境で体調を崩しやすくなるので健康管理がなにより大切です。特にホテルの部屋では、部屋が乾燥しやすいため、のどがいたくなることがよくあります。旅なれた方は、お風呂場にあるタオルを水でぬらしたり、バスタブにお湯をはって、部屋の湿度を上げる工夫をしています。海外へ出発前には、かばんにのど飴をしのばせておいて、ときどきなめるのもおすすめですね。

また、海外のお風呂では、仕事の疲れによるうたたねとお湯の出しっぱなしや、お風呂場のすべる床にも注意がいりますが、お風呂やシャワーでリラックスして、一日の疲れを取り、うまくリフレッシュしていきたいものです。

海外出張・海外旅行の注意ポイント


Jホテルのチェックインとチェックアウト
海外のホテルでは、チェックインの時に、事前の預かり金として、デポジット(保証金)でカードの提示が求められる場合がありますが、何か破損など不測の事態がなければ、清算時には、ホテルの宿泊や食事の費用だけの支払いですので、特に心配になる必要はありません。チェックアウトの時にきちんと支払い額を確認して、領収書をもらいましょう。領収書では、会社名など日本の名称がわかりにくいため、名刺を見せるのがおすすめですね。

宿泊した部屋に備えてあるお菓子やドリンクなどの「Mini bar」がある場合は、チェックアウトの時には、「Mini bar」について聞かれることでしょう。有料の飲食を使用した場合、追加の費用が発生するので、もし、飲食したものがある場合には、帰る際にフロントで会わせて支払いをしましょう。


K気持ちの良い朝のスタートを!
ビジネスで海外出張に来ている場合、日中仕事でいそがしく、自分の時間をなかなかとることができないかもしれません。もちろん、観光などをする時間もないのですが、朝すこしだけ早く起きて、朝ごはんの前に現地の公園を散歩したりすると、現地の雰囲気を味わえて、気持ちのよい朝から一日をスタートすることができます。現地の治安の情報を確認したうえで、安全に配慮しつつ、なかなか訪問する機会のない現地の一期一会を楽しみたいものです。


Lホテルにかえってからの業務の報連相
ホテルにかえったあとも、出張先では対応しきれない、日本への業務の報告、連絡、相談などたくさんの仕事がまっている場合も多いものです。海外での出張では、現地に訪問して抱えた問題をひとりで背負いやすいものですが、ひとりで悩まず、仲間と共有することが大切です。また、インターネットの回線がおそく思うようにメールでの連絡もままならない場合もあります。そのような状況も日本にいるメンバーに伝えておくことも大切ですね。

また、ホテルでパソコンを開いても、ホテルについているコンセントでは、日本のプラグに対応しておらず、電源がとれないこともあります。そんなときのために、さまざまな国の端子に対応した世界対応の変幻自在の変換プラグをもっていくのがおすすめです。もし忘れた場合でも、ホテルのフロントさんで確認すると貸していただける場合がありますので、あわてず確認してみましょう。


M仕事の関係者と旅の日程の共有を!
海外へ出張にいくと、日本で仕事をしている仲間との情報共有が必要になります。出張先での旅程をしっかりと仲間と共有しておくことが大切です。いつも仕事をしている自分の机の上に旅程をコピーしておいたり、連絡先を明記しておくとお互いに安心です。また、仕事でE-mailをよく使用されている場合は、すぐに返事ができない場合があるため、外出中であることを、自動返信機能を活用して、連絡してくれた相手に伝わるようにしておく配慮も必要ですね。

海外出張・海外旅行の注意ポイント


N領収書は、会社名できちんと保管を!
帰国後、海外で宿泊したホテル代や移動に要したタクシー代など清算のために領収書が必要になります。領収書には、自分の名前ではなく、会社名を明記してもらうなど、領収書をもらう際に確認しておきましょう。また、領収書が増えてくると紛失してしまいやすいので、まとめてチャック付きの袋にいれてまとめておくのがおすすめですね。

<経費削減>
企業の経費削減として、欧州などの海外のホテル代に追加でかかるような税金VAT(Value Added TAX:付加価値税/日本の消費税に近い)に対して、後から還付してもらえる制度を活用している企業もあるでしょう。VATの還付は、海外の企業が、会社費用の負担で支払った税金(VAT)に対して、後で手続きを行い、課税されたお金を返してもらうことです。

VAT還付をおこなっている場合、企業でどのような形でインボイスをもらっておけばよいか、あらかじめ確認しておくことも大切ですね。インボイスには、通常の領収書と異なり、適用される税率と税額が明記されている特長があり、VAT(付加価値税)が明記されています。その他、インボイスに記載いただく企業名称に誤りがないことや企業の住所(本社所在地)を記載してもらうこと、ホテル印をおしてもらう、など要件を確認して、エビデンスとして認められないことのないよう注意しておくことも大切ですね。

【参考】 
・財務省HP 『請求書等保存方式』と『インボイス方式』
・日本貿易振興機構JETRO HP 『VATの還付制度:EU』


Oタクシーは、正式なタクシー乗り場から!?
目的地への移動は、タクシーで移動することが多いものですが、タクシーの業者の名前やメーターがついていない個人営業のタクシーもあるものです。駅についたら、知らない運転手さんがたくさん声をかけてきますが、正式なタクシー乗り場のタクシーに乗って、目的地にいきましょう。現地の方も声をかられけた個人のタクシーにのらず、そのまま正式なタクシー乗り場にいって、のっているのをみれば、どちらが安全か、一目瞭然です。

事前に訪問する国のタクシー事情についても理解しておくとより安心です。タクシーに乗ったら、目的地を印刷した地図や住所、ホテル名などを見せて理解してもらうことが多いものですが、アジア圏では、英語表記などでは、わからない場合も多く、現地の言語で書かれた名称なども、印刷しておくと役に立ちます。


P移動に重宝するホテルの名刺とは?
ホテルに到着した後で、ご飯を食べに移動したり、仕事で出かけることもあるでしょう。ホテルには、ホテルの名前と住所と地図が記載されたホテルの名刺がフロントにおいてありますので、ホテルを出る際には、いつでも簡単にもどってこられるようにホテルの名刺をもらっておき、ホテルに帰る際には、タクシーの運転手さんに見せて、ホテルへ帰宅するのがおすすめです。これで、早々迷子になることはありません。


以上、海外でのひやり経験をもとに海外出張での17のポイントについて、ご紹介しました。

初めての海外の出張では少し不安もともないますが、きちんとした準備があれば心配ありません。
海外へ訪問する機会はなかなかない素晴らしい機会であり、現地の方と仲良なることがなにより大切なことではないでしょうか。一期一会でその出会いに感謝していきたいものですね。

みなさんの海外出張が、より安全で、充実した旅になれば、たいへんうれしく思います。


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posted by かおる at 15:34| Comment(0) | TrackBack(0) | 監査のたび
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